|
Avdelingsleder på sykehjemmet er arkivansvarlig på Agdenes sykehjem. Generelt om arkivet Arkivet inneholder et klientarkiv. Arkivet ble opprettet i 1978. Arkivet som benyttes i dag ble opprettet i 1988. Lokalisering Arkivet utgjør arkivskap plassert på sykehjemmets kontor, permer oppbevart på vaktrom samt elektronisk journalføring i Gerica. Klientarkiv Når en klient blir skrevet inn på sykehjemmet første gang blir dette registrert i det elektroniske fagsystemet Gerica, deretter opprettes en fysisk journal som legges i mappe i arkivskap på kontoret. Tilsynslegen skriver journalnotat i Gerica ved legevisitter. Prøvesvar og epikriser blir overført via E-link. Når klienten skrives ut blir journalen flyttet fra perm på vaktrommet til journalmappe i arkivskap på kontoret, og arkivert etter fødselsdato. Personalarkiv Alle originale vitnemål og attester blir sendt personalkontoret. F.o.m. oktober 2011 overføres timelistene elektronisk via MinVakt til lønningskontoret. All inngående post som har arkivverdi skal leveres Fellestjenesten for journalføring og scanning. Rutiner for bortsetting i fjernarkiv Arkivmateriale blir overført til fjernarkiv når klienten dør eller flytter fra kommunen. Det samme gjelder for personalarkivet når en person slutter å jobbe ved sykehjemmet. Eldre arkiver er overført IKA 2016 Materiale eldre enn 5-10 år blir makulert. Narkotikaregnskap, som oppbevares i låsbart skap på sekretærens kontor, makuleres etter 5 år. Elektronisk fagsystem i pleie- og omsorgstjenesten Alle pasientopplysninger og saksbehandling for pleie- og omsorgstjenesten er fra og med 01.06.2000 registrert elektronisk og lagret i fagsystemet Gerica. F.o.m. mars 2016 blir inngående post av arkiv verdi scannet inn i Gerica. ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: 2018: Arkivet for sykehjemmet er overført til rådhuset v/fellestjenesten, ryddet og deponert til IKA. |
