Rutine for journalføring av dokumenter som skal refereres i AMU

1.0  Formål og anvendelsesområde

Rutinen skal sikre at dokumenter som skal refereres eller behandles i AMU blir sendt til utvalgssekretær ved organisasjon og personalavdelingen,(for tiden Hanne Dølheim) som kopimottaker i 360 slik at dokumentene blir behandlet etter gjeldende lover og retningslinjer.

Rutinen skal benyttes av de som journalfører dokumenter som skal refereres i Arbeidsmiljø utvalget.

2.0  Ansvar

• Arkivtjenesten har ansvar for å journalføre dokumentene og sjekke om de skal refereres i AMU, utvalgssekretær ved organisasjon og personalavdelingen skal ha kopi.
• Utvalgssekretær ved organisasjon og personalavdelingen skal i forkant av alle AMU møter ta kontakt med arkivet for å sjekke om det finnes dokumenter med tilgangsgruppe svært begrenset, som ikke kommer opp i søk, og hvor utvalgssekretær ved organisasjon og personalavdelingen skal ha kopi.
• Leder som mottar dokument, som skal refereres i Amu og hvor utvalgssekretær ved organisasjon og personalavdelingen er utelatt som kopimottaker skal melde fra til arkivet slik at de kan rette opp feilen.
• Ledere som mottar dokumenter direkte til sin enhet skal sende dokumentet til arkivet for skanning og journalføring

3.0  Beskrivelse av gjennomføring

Det er særlig disse dokumenttypene som må vurderes: brev om tilsyn eller tilsynsrapporter sendt fra:

Arbeidstilsynet

Follo bedriftshelsetjeneste

Søndre Follo brannvesen

Mattilsynet

og hvor innholdet i dokumenter sier noe om ansattes arbeidsmiljø i Ås kommune

4.0 Bilder / illustrasjoner

5.0 Retningslinjer, rutiner, skjema og maler

6.0 Lovhjemler

7.0 Kommunale styringsdokumenter

Arbeidsmiljøutvalgets rolle og oppgave

Delegering til arbeidsmiljøutvalget

Reglement for arbeidsmiljøutvalget (AMU)

Funnet på intranett 03.03.2015 http://intranett.as.kommune.no/amu.84629.no.html

8.0 Registeringer, distribusjon og arkivering

8.1 Registrering

8.2 Distribusjon

Denne retningslinjen distribueres i KSS og arkivplan. no

8.3 Arkivering

Arkiveres i sak og arkivsystemet

Utstyr