Rutiner for skanning til Gerica på sensitivt nett

Det er mulig å skanne dokumenter på følgende steder:

-          Enhet for forvaltningstjenester (sekretær, saksbehandlere, ergoterapeuter, fysioterapeuter, fagkoordinator Sør)

-          Resepsjon Moer sykehjem (merkantil sekretær, ergoterapeuter, fysioterapeuter, sykepleiere)

-          Hjemmebaserte tjenester Nord Granheimtunet (fagkoordinator Nord)

Elektroniske søknadsskjemaer som tidligere ble behandlet i P360 overføres nå automatisk fra admnett til mappen

            G:\Scannede_dok\Gerica på sensnett

Det som skannes ved Forvaltningen og Moer sykehjem blir overført til mappen

            G:\Scannede_dok\Gerica på sensnett

Det som skannes fra Forvaltningen og Moer sykehjem blir overført til mappen

            G:\Scannede_dok\Granheim\scannede_dok på sensnett

og disse overføres manuelt til mappen

            G:\Scannede_dok\Gerica\scannede_dok på sensnett

Alle som har tilgang til skrivere/skannere nevnt over kan skanne dokumenter, men det er kun sekretær i Forvaltningsenheten (eller hennes stedfortreder) som kan overføre dokumentene til journal i Gerica.

Overføre dokumenter fra Granheim-mappe til Gerica-mappe

Trykk på Start og velg Utforsker

G:\Scannede_dok\Granheim\scannede_dok

            Marker alle filene

            Høyreklikk og velg Klipp ut

Trykk på Start og velg Utforsker

            G:\Scannede_dok\Gerica\scannede_dok     

            Høyreklikk på Scannede dok og velg Lim inn

Koble dokumenter til riktig journal i Gerica

Logg på Gerica

Trykk på AKTIVITET og velg HÅNDTERING AV SKANNEDE DOKUMENTER

Marker aktuelt dokument i listen FILNAVN (blå linje)

Kontroller dokumentet.  (Dersom dokumentet er opp/ned eller lignende skrives det ut og skannes på nytt. Dersom det mangler personopplysninger undersøk med skannestedene.)

Velg aktuell journaltype

Velg bruker

Fyll inn fritekstfelt. Begynn alltid teksten med “Skannet: …….”

Klikk på

  Opprett kobling

Klikk på

  Utfør

Du får nå opp spørsmålet: “Dette vil medføre at angitte dokument vil bli flyttet. Vil du fortsette?”. Svar JA på dette.

For dokumenter som skannes i Forvaltningsenheten signeres det med sk og dato.

Deretter legges dokumentet i posthyllen til personen som skal behandle dokumentet videre.

Elektroniske søknader skrives ut, signeres med sk og dato.

Deretter legges dokumentet i posthyllen til personen som skal behandle dokumentet videre.

Alle dokumenter oppbevares i brukerens journal på tjenestestedet eller i hyllen på printerrommet. Videre arkiveres dokumentene fra printerrommet etter dato i esker på arkiv i kjelleren ved Moer sykehjem. Pasientjournaler arkiveres på samme sted ved mors.