Rutinen skal sikre at ansatte, vikarer, andre midlertidig ansatte og innleid arbeidskraft (senere omtalt som ansatte) betjener Ås kommunes felles postmottak i følge lover, forskrifter og Ås kommunes, retningslinjer og policy for informasjonssikkerhet.
Rutinen skal sikre at Ås kommune får tilgang på nødvendige opplysninger og at ansattes og publikums personvern ikke krenkes.
Leder for dokumentsenter og arkiv har ansvar for revidering av rutinen og at det skjer i samsvar med endringer i lover og forskrifter. Leder har også ansvar for at ansatte har fått opplæring i retningslinjen og tilhørende rutiner og dokument.
Ansatte som betjener postmottak har ansvar for å følge gjeldende rutine for behandling av e-post, som innebefatter videresending, svar, bekreftelser, sletting, bruk av signaturer og arkivering. Ansatte må være klar over at rutinen utgjør en del av avtalegrunnlaget mellom arbeidstakeren og Ås kommune.
| MOTTAK AV E- POST
| RUTINER FOR MOTTAK AV E- POST
| LOV- GRUNNLAG/ evt. andre behov som sikkerhet og dokumentasjon
|
| 1. Hvem mottar og åpner e. post?
|
Det skal være et sentralt e- postmottak og henvendelser dit skal åpnes av arkivtjenesten
|
Arkivforskriften. § 3-1 og § 3- 2
|
| Henvendelser skal ikke rettes direkte til enkeltperson, med mindre forvaltningsorganet har lagt til rette for det, eller det er avtalt i det enkelte tilfelle. I de tilfellene det skjer, skal e-posten videresendes sentralt e-post mottak
|
eForv.forskriften. §3 (3) Arkivforskriften. § 3-1
|
| 2. Når er forvaltningen pålagt å gi tilbakemelding på mottatt henvendelse?
|
Det skal sendes bekreftelse til avsenders e - post adresse på at e – posten er mottatt. Blir e – posten registrert i sak og arkivsystemet skal bekreftelsen opplyse om dette. Blir henvendelsen videresendt til saksbehandler eller annen etat skal bekreftelsen opplyse om hvem/hvor den blir videresendt til.
|
eForv.forskriften § 6 § 6-1 og 2, 6-3 unntak Arkivforskriften § 3-2
|
| Det skal gis beskjed til avsender hvis denne har henvendt seg til feil forvaltningsorgan. Det skal da om mulig opplyses om riktig adressat.
|
eForv.forskriften § 7–1, 2 og 3 forvaltningslovens § 11.
|
| Inneholder henvendelsen feil eller mangler som er av betydning for videre behandling av henvendelsen, skal avsender få melding om det. Det bør gis rimelig frist og forklaring på hva feilen eller mangelen besto av.
|
eForv.forskriften § 7
|
| Hvis en melding ikke lar seg dekryptere ved mottak, skal det straks sendes melding til avsender med beskjed om at forvaltningsorganet ikke får tilgang til meldingens innhold.
|
eForv.forskriften § 24 – 1
|
| 3. Hvordan behandles e-post som skal arkivbegrenses?
|
E -post som ikke er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal ikke skrives ut eller registreres. Den kan sendes videre til saksbehandlere som informasjon og/eller slettes fra e- postmottaket.
|
Arkivforskriften § 3-19
|
| Spam og reklame skal slettes uten at e – posten åpnes.
|
Arkivforskriften § 3-19,5
|
| 4. Hvordan behandles e-post som skal journalføres?
|
E – posten skal registreres rett i sak og arkivsystemet ved hjelp av slippsone i Outlook
|
Arkivforskriften § 3-3
|
| Arkivverdig e – post skal registres i journalen før den går til saksbehandling. Dette gjelder også for hastesaker
|
Arkivforskriften § 3-5
|
| Vurdering av hvilke opplysninger som skal føres inn i journalen, foretas på samme måte som for ordinær papirpost.
|
Arkivforskriften § 2-7
|
| 5. Hvordan håndteres useriøse, anonyme og merkelige henvendelser etc. på e-post?
|
Arkivverdig e – post som inneholder personsensitive opplysninger eller opplysninger underlagt taushetsplikt skal ikke sendes videre fra postmottaket.
|
eForv.forskriften § 5 – 2 Arkivforskriften § 2-6 som en evt. framtidig dokumentasjon– kan gjelde anonyme og merkelige henvendelser
|
| Ved ufullstendige, uleselige henvendelser og/eller vedlegg skal avsender få beskjed om dette
|
eForv.forskriften § 7 og § 24 – 2
|
| Spam og reklame skal slettes uten at e – posten åpnes
|
Informasjonssikkerhetsplan for Ås kommune
|
| Masseutsendelser av ”åpne” søknader sendt til sentralt e – postmottak skal besvares med informasjon om hvor og hvordan slike henvendelser ønskes tilsendt.
|
eForv.forskriften § 6 forvaltningslovens § 11.
|
| 6. Når kan et forvaltningsorgan nekte eksterne personer bruk av elektronisk kommunikasjon? Eksempel på i hvilke tilfeller
|
Et forvaltningsorgan kan nekte eksterne personer bruk av elektronisk kommunikasjon når det er nødvendig at typen henvendelse oppfyller krav fastsatt i § 4 -2, § 4 – 3og § 5 i eForvaltningsforskriften, eller i annen lov
|
eForv.forskriften § 4 – 1 eForv.forskriften § 13– g eForv.forskriften § 15 § 24 eForv.forskriften v forvaltningslovens § 11a (e)
|
| Når det benyttes elektronisk kommunikasjon ved henvendelse til et forvaltningsorgan, skal henvendelsen ikke rettes direkte til en enkeltperson, med mindre forvaltningsorganet har lagt til rette for det, eller det er avtalt i det enkelte tilfelle. Og ved misbruk av henvendelser
|
eForv.forskriften § 3 – 3
|
| eForvaltningsforskriften gir forvaltningsorganet adgang til å gripe inn overfor slikt misbruk ved helt eller delvis å nekte den det gjelder videre bruk av elektronisk kommunikasjon med organet, enten det nå dreier seg om misbruk av kommunikasjonsløsningen eller sikkerhetsmekanismene. Den som blir nektet videre bruk av elektronisk kommunikasjon med organet, må i stedet benytte tradisjonelle kommunikasjonskanaler.
|
eForv.forskriften § 12 (1)
|
| Anbud og anskaffelser Trusler/sjikane
|
|
| 7. Hvordan sikres kontroll på hvordan e-post i organet er blitt besvart/videresendt etc.?
|
Arkivverdig e – post skal registres i journalen før den går til saksbehandling
|
Arkivforskriften § 3-5 Arkivforskriften §§ 3.2, 2.6
|
| Henvendelser skal ikke rettes direkte til enkeltperson, med mindre forvaltningsorganet har lagt til rette for det, eller det er avtalt i det enkelte tilfelle. I de tilfellene det skjer, skal e-posten videresendes sentralt e-post mottak hvor den registreres før den går til saksbehandling
|
eForv.forskriften. §3 (3) Arkivforskriften. § 3-1
|
| Restansekontroll
|
Arkivforskriften § 3-7
|
| Ikke – arkivverdig e – post som videresendes til saksbehandlere uten registrering først skal sendes ved at man trykker på knappen for videresending. Slike videresendte e – poster skal bevares i e – postmottakets mappe for sendte elementer i minimum tre måneder
|
|
