| |
|
Systeminformasjon |
|
| Systemnavn: |
Public 360 |
| Tatt i bruk: |
17.06.2019 |
| Avsluttet dato: |
|
| |
|
Administrative data |
|
| Arkivserier/Arkivdeler: |
Eiendomsarkiv
Oppvekst
Personalmapper
Sakarkiv 2007 - 2011
|
| Innhold: |
Kommunens sentrale sak-/arkivløsning med integrert modul for politisk behandling. |
| Lisensinnehaver: |
Smøla kommune |
| Brukergrupper: |
Ledere og saksbehandlere i kommunen |
| Systemansvarlig: |
Arkivleder |
| Driftansvarlig: |
IKT Orkide |
| Relasjon til andre system: |
Arvtager etter ePhorte.
• Visma EasyCruit – ansettelsesprosessen
• eByggesak 360
• eSignering - elektronisk signering
• FIKS - plattform for eDialog, SvarInn og SvarUt
• Offentlig journal - postliste for inn- og utgående dokumenter
• Mercell – anskaffelser og kontrakter
• Folkeregisteret – oppslag mot folkeregisteret
• Enhetsregisteret - oppslag mot Brønnøysundregisteret
• SharePoint – import og eksport av dokumenter
• Microsoft Outlook
• Teams
|
| Leverandør: |
Tieto |
| Merknader: |
|
| |
|
Tekniske data |
|
| Databaseplattform: |
MS SQL |
| Produksjonsformat: |
docx, xlsx, pptx m.fl |
| Arkivformat: |
PDF/A |
| Merknader: |
|
| |
|
Bevaring |
|
| Kassasjon: |
Nei
|
| Hjemmel: |
Bevares iht. Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 Kap.7. Ingen kassasjon utføres. Journal bevares iht. arkivforskriften §15 |
| Tabelluttrekk: |
Bevares som Noark 5-uttrekk |
| Overføring: |
Interkommunalt Arkiv for Møre og Romsdal etter avslutning eller oppgradering hvor det er foretatt grunnleggende endringer av systemet. |
| Metadata: |
|
| Merknader: |
Det skader ikke om det kjøres fortløpende avleveringer på arkivdelbasis etter hvert som disse avsluttes.
|
| Godkjent av: |
Arkivleder |
| Dato: |
23.03.2023 |
| |
|
Infosikkerhet |
|
| Meldeplikt: |
Nei
|
| Dato for sist meldt: |
|
| Klassifikasjon: |
Sensitiv
|
| Risikovurdering: |
Lav risiko |
| |
|
GDPR |
|
| Databehandleravtale: |
Ja |
| Type personopplysninger: |
Navn
Adresse
Fødselsdato (6 eller 8 siffer)
Epostadresse
Telefonnummer
Fødselsnummer (fødselsdato og personnummer)
Sensitive personopplysninger |
| Systemtype: |
Sak/arkiv-system |
| Systemplassering: |
Skyløsning hos leverandør |
| Systemeier: |
Smøla kommune |
| Behandlingsansvarlig: |
Kommunedirektør |
| Innhentet databehandleravtale: |
|
| Formål med behandlingen: |
Nødvendig for å utføre en oppgave i allmenhetens interesse eller utøve offentlig myndighet. Saksbehandle søknader, administrere kundedata, utlevere bosteds- og eiendomsinformasjon, arkivering. |
| Sikkerhetstiltak beskrivelse: |
Pålogging med brukernavn og passord
Rettighetsstyrt tilgang til informasjon
Loggføring av behandlingen
Back-up (evne til gjenoppretting)
Omfang personopplysninger: |
| Omfang personopplysninger: |
|
| Personopplysninger: Sensitive: |
Ja |
| Personopplysninger: Konfidensielle: |
Ja |
| Loggfunksjon: |
Ja |
| Sletting av data: |
Slettes ikke. |
| Antall brukere: |
0 |
| |
|
Vedlegg |
|
|
Brukerhåndbok
|
|
