Viktig:

• Sjekk kvar dag i ePhorte om du har fått ny post (Ubesvart post)
• Ha alltid oversikt over kva journalpostar du ikkje har besvart (Ubesvart post)
• Ha alltid oversikt over kva dokument du har begynt å skrive på, men som ikkje er ferdige (Under arbeid)
• Søk jamnleg etter dokument med forfallsdato (Forfallsliste)  

Når du har fått ny post:

• Sjekk at du er riktig saksbehandlar
• Sjekk at dokumentet er ført på riktig sak
• Vurder om dokumentet skal unntakast offentligheit
• Vurder meiroffentligheit

Når du skal unnta eit dokument frå offentligheit:

• Påfør riktig tilgangskode og heimel
• Vurder skjerming av ord i journalposttittelen
• Vurder skjerming av avsendar/mottakar
• Se også punkt 2.3 Lokalt regelverk, Regler for offentlegheit og innsyn i arkiv

Når du skal skjerme opplysingar i journal:

• Informasjon som skal unntakast frå offentlegjering må ein skjerma/sladde, slik at ikkje teksten ligg open/synleg i offentleg journal eller er synleg for brukarar som ikkje er autorisert
• Du kan skjerme opplysninger i journalposten gitt at den er påført heimel
• Når ein journalpost er unntatt offenttleggjering skal alltid avsendar/mottakar vere  avskjerma, når den er adressert til/ sendt frå ei privatperson
• Vert eigennamn nytta i tittel/under innhald i journalposten  skal det alltid vere avskjerma
• Når  tilgangskode  E/P vert nytta blir innhald avskjerma automatisk med mindre du vel å avskjerme. Du må oppheve avskjerming av innhald som ikkje treng vere avskjerma men det er viktig at namnet på den det gjeld er avskjerma gjennomgåande på alle journalpostar i saken

Dokument  som du skal registrere sjølv:

• Journalverdig e-post, som er sendt direkte til saksbehandlar, skal saksbehandlar sjølv importere til ePhorte
• Journalverdig SMS, som er sendt direkte til saksbehandlar, skal registrerast i ePhorte. Ta skjermbilete og send til eigen HFK e-post og eksporter til ePhorte. Om det ikkje er teknisk mogleg å ta skjermbilete av SMSen, be avsendar om å sende opplysningar på nytt på e-post .
• Telefonsamtalar og munnlege konferansar: dokumenterast i ePhorte enten med merknad på journalpost eller ved å legge til eige notat på saka. Ein kan og be samtalepartner sende opplysingane skriftleg, til dømes e-post
• Journalverdig Skype-meldingar som er sendt direkte til saksbehandlar, skal registrerast i ePhorte. Alle Skype-meldingar lagrast automatisk i Outlook under diskusjonslogg og kan arkiverast i ePhorte på same måte som e-post
• Saksbehandling skal ikkje foregå på sosiale media. Ekstern avsendar skal oppmodast til å bruke andre kanalar. Det kan likevel hende at vi mottar førespurnader via sosiale medium som skal journalførast. Det er den tilsette som forvaltar sidene som har ansvar for å vurdere dette og sørge for journalføring

Hugs også:

• Saksbehandlar må straks returnere til arkivet personlig adressert post som er journalverdig
• Ta kontakt med Dokumentsenteret dersom skanning av dokument er mangelfull eller feil. 
• Når ei sak bli vurdert som ferdig, sett status F (Ferdig). Arkivet/arkivar avsluttar då saka
• Ikkje send sensitiv informasjon på e-post – sensitiv informasjon skal sendast med Altinn eller brevpost.
• Ha alltid fokus på kva som er journalverdig
• Saksbehandlar har ansvaret for å offentligheitsvurdere utgåande brev. Hugs også å påføre tilgangskode på N-notat og X-notat Alle inngåande brev skal avskrivast

Viktigaste rutinar for leiar:

• Sjekk kvar dag om du har fått post som skal fordelast til andre
• Ha oversikt over restansar i eininga, følge opp restansar eldre enn 60 dagar (Restansekontroll)
• Ha oversikt over journalpostar under arbeid i eninga, følge opp journalpostar under arbeid eldre enn 60 dagar (Jp i status reservert)