Overordna føremål og  ansvar for arkivarbeidet

I Hordaland fylkeskommune er det fylkesrådmannen som har det overordna arkivansvaret for fylkeskommunen sine arkiv og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med gjeldande lover og forskrifter.

Arkivplikt er heimla i § 6 i Arkivlova:

Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Arkivansvaret er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv § 1-1, andre og tredje ledd:

Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova § 23 eller kommuneråd og fylkesråd etter kommunelova § 20. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfattar òg arkiv som er avleverte til arkivdepot..

Operativt ansvar

Operativt ansvar for arkivarbeidet er organiserert på følgjande måte:

Fylkesarkivet

I arkivforskrifta § 2-1, blir det fastsett at arkivarbeidet i eit offentleg organ som hovudregel skal utførast av ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg.

Fylkesarkivet er Hordaland fylkeskommune sin arkivinstitusjon og arkivmynde, og har som målsetting å sikre heilskapleg samfunnsdokumentasjon. Det daglige ansvaret for arkivtenesta er lagt til leiaren for Fylkesarkivet - Fylkesarkivaren.

Fylkesarkivaren sine oppgåver:

Fylkesarkivaren skal gje rettleiing og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i fylkeskommunen, og har ansvar for depot i fylkeskommunen. Fylkesarkivaren har rett og plikt til:

1. Å rapportere til fylkesrådmannen om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
2. Å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.
3. Å utarbeide verksemdsplanar for arkivtenesta
4. Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
5. Å føre kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra
6. Å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
7. Å bli tatt med på råd når kommunen skal velje elektroniske sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereiskap.

Fylkesarkivaren skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:

1. Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv
2. Å gje fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse
3. Å gje nytilsette nødvendig opplæring

Fylkesarkivaren har ansvaret for å sikre at fylkeskommunen har tilfredsstillande depot for analogt og elektronisk arkivmateriale.

Dokumentsenteret

Dokumentsenteret er organisert som ei arkivteneste  for sentraladministrasjonen men utøver også oppgåver knytt til kvalitetssikring av arkivdanninga innan ytre einingar.  Dokumentsenteret skal syta for kvalitetssikring, systematikk og samanheng i arkiva. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver er knytt til tenesta. Leiaren for Dokumentsenteret har ansvaret for arkivdanninga i sentraladministrasjonen og rapporterer til fylkesarkivaren. 

Dokumentsenteret sine hovudoppgåver:

1. Arkivdanning innan sentraladministrasjon 
2. Integrasjon mellom sak- og arkivsystemet og fagsystema som inneheld arkivverdig dokumentasjon
3. Utvikling av rutinar og retningslinjer for arkivdanninga innan sak- og arkivsystem 
4. Opplæring i arkivsystem og arkivrutinar, rettleie i spørsmål knytt til informasjonsteknologi og arkivdanning i fylkeskommunen
5. Drive postmottaket for sentraladministrasjonen, skanne og journalføre alle arkivverdige dokument, kvalitetssikring av registrerte opplysningar
6. Publisere offentleg journal
7. Handsame spørsmål knytt til innsyn og generell publikumshandtering

Depot

Hordaland fylkesarkiv er depot for alle fylkeskommunale einingar. Kontorleiar for Depot har ansvar for den daglege drifta og rapporterer til fylkesarkivaren.

Depot sine oppgåver er:

1. Bevaring, ordning og formidling av dei historiske arkiva i fylkeskommunen, privatarkiv og foto
2. Sikre depot (magasin) for papirarkiv og elektronisk skapte arkiv i fylkeskommunen
3. Utvikle lokal- og regionalhistorisk arbeid i Hordaland
4. Koordinere arbeidet med privatarkiv og fotobevaring i Hordaland
5. Saksbehandling knytt til arkiva og generell rådgjeving
6. Ansvar for overordna, felles retningslinjer og rutinar for avlevering av arkivmateriale i heile fylkeskommunen.
7. Utvikle og følgje opp strategi for elektronisk skapt materiale i fylkeskommunen.

Hordaland fylkesarkiv er fylkeskoordinerande ansvarsinstitusjon for privatarkiv i Hordaland. Hordaland fylkesarkiv sine oppgåver når det gjeld innsamling av privatarkiv er definert i samhandlingsplan for privatarkiv.

Einingsleiarar i sentraladministrasjon

Einingsleiar har ansvar for følgjande innan eiga eining:

• at saksbehandler følgjer gjeldande arkivrutinar og nyttar fylkeskommunen sitt sak-/ arkivsystem til saksbehandling
• å halde oversyn med restansar og journalpostar i status reservert i eininga
• at fysisk materiell vert ordna før avlevering til Depot
• at tilsette som skal slutte, ferdigstiller saker som er ferdig behandla i sak/arkivsystemet, og at eventuelle restansar vert overført til annan saksbehandler
• å melde frå til arkivtenesta når ein medarbeider har langvarig fråvær eller ved avslutting av arbeidsforhold  

Einingsleiarar ved ytre einingar

Ytre einingar omfattar videregåande skular, Oppfølgingstenesta (OT), pedagogisk psykologisk tenesta (PPT) og tannhelsetjeneste.

Einingsleiar har ansvar for følgjande innan eiga eining:

• arkivdanninga
• at  saksbehandler følgjer gjeldande arkivrutiner og nyter fylkeskommunen sitt sak-/ arkivsystem til saksbehandling
• at eininga har postmottak, og har tilsette som skanner og journalfører alle arkivverdige dokument, og kvalitetssikrar registrerte opplysningar
• at fysisk materiell vert ordna før avlevering til Depot
• å halde oversyn med restansar og journalposter i status reservert i eininga
• at tilsette som skal slutte, ferdigstiller saker som er ferdig behandlet i sak/arkivsystemet, og at eventuelle restanser vert overført til anna saksbehandler
• å melde frå til arkivtenesta når ein medarbeider har langvarig fråvar eller ved avslutning av arbeidsforhold  

Systemeigarar

Systemeigarar for fagsystem som inneheld arkivverdig dokumentasjon har ansvar for å:

• inkludere IT og Fylkesarkivet i innkjøpsprosessen av nye fagsystem.
• sørge for at data frå det gamle fagsystemet vert tilgjengeleg også etter at det er avslutta.
• utarbeide rutinar for fagsystem eller som eit minimum følgje Hordaland fylkeskommune sine Generelle retningsliner for fagsystem
• sørge for at arkivverdige data vert teken vare på for ettertida på forskriftsmessig vis.
• Sjå også eiga side for Systemeigaren under 5. Arkivdepot

IT-seksjonen

• drift og økonomi av sak- og arkivsystem
• drift og økonomi av e-depot ordninga